Цифровая этика для pdf-файлов

Всегда ли соблюдаете цифровую гигиену? Дочитавшим до конца станет понятно, как оптимизировать pdf файлы, чтобы место на жестких дисках не заканчивалось.

Цифровая этика для pdf-файлов

Начну с предистории. В конце 90-х я работал менеджером по маркетингу и рекламе. Каждую неделю я отсылал в редакцию местной газеты макет рекламного объявления. Но когда мой контракт закончился и на мое место пришел другой коллега, в редакции, буквально, завыли: «А вот Алексей всегда присылал оптимизированный макет»… 

Действительно, я всегда следил, чтобы отправляемые мною файлы весили как можно меньше. Даже сделанные по всем техническим требованиям типографии макеты, в моем исполнении редко «весили» больше нескольких мегабайт.

У пришедшего на смену и не обращавшего внимания на «цифровую гигиену» коллеги, файлы в архиве могли запросто превышать и 20, и 50 Мб. А то и выше, что для маломощного интернета конца XX-го века было просто кощунством. В общем, вы поняли.

Любимый pdf

Практически 90% моего электронного архива документов — это файлы в формате pdf. Презентации с конференций, электронные буклеты, статьи, ebooks — все по-максимуму стараюсь переводить в этот формат. И сам создаю файлы для рассылок только в pdf-формате. Чего и другим советую. Потому, что именно для этого pdf и создан

Этот формат позволяет сохранить форматирование с правильными шрифтами в том виде, как задумал автор. Кстати, и открывать pdf-файлы возможно на любых ОС.

Прежде, чем отослать кому-то файл, я всегда оптимизирую размер полученной pdf-ки, чтобы при хранении на диске она занимала как можно меньше места.

Это — полезная практика. Ведь место на электронных накопителях типа HDD-дисков или флешек, имеет тенденцию неожиданным образом заканчиваться. И если ваш архив копится десятилетиями, вы, как никто, знаете, что это происходит в самый неподходящий момент.

В общем, усерднее соблюдайте цифровую этику! Ценный совет: прежде чем отослать свои «pdf-мысли», подумайте, что кто-то где-то их будет хранить [и поминать вас, желательно, добрым словом].

К сожалению, не все коллеги об этом думают. Поэтому их файлы «весят» довольно прилично, что лично меня всегда раздражает. Никаких жестких дисков на них не хватает!

Например, присланные ими материалы весят в 3 раза больше, чем должны были бы

Например, присланные ими материалы весят в 3 раза больше, чем должны были бы. Пример не такой показательный, но представьте, если ваш исходник весит 100 Мб…

Почему такое происходит

Чаще всего pdf весит неоправданно много, если в него добавляются неоптимизированные картинки и фото. Оптимизация картинок — тема для отдельного разговора. Когда-нибудь поговорим и об этом.  

Почему такое происходит

Да-да, все ваши фоточки также требуют оптимального сжатия. Если вы не работаете в рекламной агентстве, когда из ваших фото материалов нужно сделать полиграфию высокого качества, вам бы желательно и их посжимать. Например, когда вы постите фото в Instagram, это происходит автоматически. В противном случае, никаких мощностей хостингов не хватит, чтобы хранить мегатонны фотоконтента.

Поэтому, прежде чем добавить в свой архив фотографию, картинку или схему в графическом формате, воспользуйтесь специализированными сервисами уменьшения фото. Хотя бы сервисом TinyPng. В бесплатной режиме он великолепно оптимизирует растровые картинки без потери качества.

Вернемся к pdf. Как я уже сказал, довольно немного тех, кого я знаю, оптимизируют pdf-ки. Поэтому настоятельно рекомендую следующую привычку.

Если вам достался pdf файл из незнакомого источника (да, даже из знакомого, потому, что вангую — вряд ли о вас думают дотошно), всегда оптимизируйте его самостоятельно.

Всегда «сжимайте» pdf

Можно использовать для этого бесплатные сервисы, хотя все они имеют ограничения по количеству обрабатываемых файлов в сутки. Например, популярный сервис от Adobe дает возможность обработать только один (!) файл в сутки. Другие сервисы, которыми можно пользоваться (например, SmallPdf), хоть и работают достаточно эффективно, но в бесплатной версии, также имеют ограничение на количество сжимаемых файлов.

Поскольку формат pdf для меня является одним из популярных, возможностей бесплатного ПО мне не хватает. Я пользуюсь специализированным программой PDF Expert.

У PDF Expert Pro есть много полезных фишек для работы с pdf-файлами. Но в данном случае нас интересует только ее прекрасная возможность сжатия формата pdf без потери качества. Сжимает pdf эта программа очень хорошо. Редко когда, файл не уменьшается на 50%.

Например, doc файлы без фото или прайс-листы, изначально сделанные в Excel, будут сжиматься хуже. Но бывает и так, что таблицы без фото ужимаются больше, чем на 50%. А это очень много!

Бывает и так, что таблицы без фото ужимаются больше, чем на 50%.

Но если ваши файлы содержать много графического контента — прямо настоятельно рекомендую привыкнуть их оптимизировать. Скрин ниже, наглядно показывает, насколько неоправданно «раздутым» может быть размер, например, pdf-журнала. PDF Expert ужала его на 91%!

Качество файла при этом не изменилось, а вот места на диске осталось в 11 раз больше. В одиннадцать раз, Карл! А таких журналов у меня — «подшивка» за несколько лет. Представляете, как экономится место. Ну, вы поняли.

Ужатый на 91% файл pdf-журнала

При оптимизации я всегда использую «среднее» качество изображения. При сильной оптимизации (низкое качество изображения), может действительно пострадать внешний вид файла. Читабельность-то останется, но материал будет выглядеть неаккуратно.

Подобное, хотя и позволяет получить гораздо меньший размер файла, для перфекциониста редко приемлемо. В данном случае выбор остается всегда за вами. Для кого-то и максимальное сжатие подойдет. Но в моем случае, меня полученный результат не устраивает.

Для меня этот подход оправдан только тогда, если заранее известно, что придется пересылать полученный файл по слабому интернет-каналу. В обычных случаях (а таких будет 99%), среднего уровня сжатия вполне хватает.

Правила цифровой этики 

Запомните два простых правила цифровой гигиены при работе с pdf-файлами.

  1. Если вы планируете добавить в документ фото или картинки, сначала оптимизируйте их с помощью специальных сервисов.
  2. Оптимизируйте размер всех полученных или сделанных вами лично pdf файлов. Тем самым, вы будете на личном примере демонстрировать высокий уровень понимания цифровой этики. 
  3. Выбирайте средний уровень сжатия — так получается файл меньшего размера, но качество изображения при этом не теряется.

Проверьте свой архив, чтобы убедиться, сколько много дефицитного места на диске «съели» хранимые вами pdf-ки. Ну и привыкните выполнять эти несложные правила. Да, это требует дополнительного времени, но зато будет положительно характеризовать вас, как высокопрофессионального специалиста новой цифровой экономики.

Лично я всегда обращаю на это внимание.

Хотелось бы прокомментировать

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *