Всегда ли соблюдаете цифровую гигиену? Дочитавшим до конца станет понятно, как простая цифровая этика помогает оптимизировать pdf файлы, чтобы место на жестких дисках не заканчивалось.
Начну с предистории. В конце 90-х я работал менеджером по маркетингу и рекламе. Каждую неделю я отсылал в редакцию местной газеты макет рекламного объявления. Но когда мой контракт закончился и на мое место пришел другой коллега, в редакции, буквально, завыли: «А вот Алексей всегда присылал оптимизированный макет»…
Действительно, я всегда следил, чтобы отправляемые мною файлы весили как можно меньше. Даже сделанные по всем техническим требованиям типографии макеты, в моем исполнении редко «весили» больше нескольких мегабайт.
У пришедшего на смену и не обращавшего внимания на «цифровую гигиену» коллеги, файлы в архиве могли запросто превышать и 20, и 50 Мб. А то и выше, что для маломощного интернета конца XX-го века было просто кощунством. В общем, вы поняли.
Любимый pdf
Практически 90% моего электронного архива документов — это файлы в формате pdf. Презентации с конференций, электронные буклеты, статьи, ebooks — все по-максимуму стараюсь переводить в этот формат. И сам создаю файлы для рассылок только в pdf-формате. Чего и другим советую. Потому, что именно для этого pdf и создан.
Этот формат позволяет сохранить форматирование с правильными шрифтами в том виде, как задумал автор. Кстати, и открывать pdf-файлы возможно на любых ОС.
Прежде, чем отослать кому-то файл, я всегда оптимизирую размер полученной pdf-ки, чтобы при хранении на диске она занимала как можно меньше места.
Это — полезная практика. Ведь место на электронных накопителях типа HDD-дисков или флешек, имеет тенденцию неожиданным образом заканчиваться. И если ваш архив копится десятилетиями, вы, как никто, знаете, что это происходит в самый неподходящий момент.
В общем, усерднее соблюдайте цифровую этику! Ценный совет: прежде чем отослать свои «pdf-мысли», подумайте, что кто-то где-то их будет хранить [и поминать вас, желательно, добрым словом].
К сожалению, не все коллеги об этом думают. Поэтому их файлы «весят» довольно прилично, что лично меня всегда раздражает. Никаких жестких дисков на них не хватает!
Например, присланные ими материалы весят в 3 раза больше, чем должны были бы. Пример не такой показательный, но представьте, если ваш исходник весит 100 Мб…
Почему такое происходит
Чаще всего pdf весит неоправданно много, если в него добавляются неоптимизированные картинки и фото. Оптимизация картинок — тема для отдельного разговора. Когда-нибудь поговорим и об этом.
Да-да, все ваши фоточки также требуют оптимального сжатия. Если вы не работаете в рекламной агентстве, когда из ваших фото материалов нужно сделать полиграфию высокого качества, вам бы желательно и их посжимать. Например, когда вы постите фото в Instagram, это происходит автоматически. В противном случае, никаких мощностей хостингов не хватит, чтобы хранить мегатонны фотоконтента.
Поэтому, прежде чем добавить в свой архив фотографию, картинку или схему в графическом формате, воспользуйтесь специализированными сервисами уменьшения фото. Хотя бы сервисом TinyPng. В бесплатной режиме он великолепно оптимизирует растровые картинки без потери качества.
Вернемся к pdf. Как я уже сказал, довольно немного тех, кого я знаю, оптимизируют pdf-ки. Поэтому настоятельно рекомендую следующую привычку.
Если вам достался pdf файл из незнакомого источника (да, даже из знакомого, потому, что вангую — вряд ли о вас думают дотошно), всегда оптимизируйте его самостоятельно.
Всегда «сжимайте» pdf
Можно использовать для этого бесплатные сервисы, хотя все они имеют ограничения по количеству обрабатываемых файлов в сутки. Например, популярный сервис от Adobe дает возможность обработать только один (!) файл в сутки. Другие сервисы, которыми можно пользоваться (например, SmallPdf), хоть и работают достаточно эффективно, но в бесплатной версии, также имеют ограничение на количество сжимаемых файлов.
Поскольку формат pdf для меня является одним из популярных, возможностей бесплатного ПО мне не хватает. Я пользуюсь специализированным программой PDF Expert.
У PDF Expert Pro есть много полезных фишек для работы с pdf-файлами. Но в данном случае нас интересует только ее прекрасная возможность сжатия формата pdf без потери качества. Сжимает pdf эта программа очень хорошо. Редко когда, файл не уменьшается на 50%.
Например, doc файлы без фото или прайс-листы, изначально сделанные в Excel, будут сжиматься хуже. Но бывает и так, что таблицы без фото ужимаются больше, чем на 50%. А это очень много!
Но если ваши файлы содержать много графического контента — прямо настоятельно рекомендую привыкнуть их оптимизировать. Скрин ниже, наглядно показывает, насколько неоправданно «раздутым» может быть размер, например, pdf-журнала. PDF Expert ужала его на 91%!
Качество файла при этом не изменилось, а вот места на диске осталось в 11 раз больше. В одиннадцать раз, Карл! А таких журналов у меня — «подшивка» за несколько лет. Представляете, как экономится место. Ну, вы поняли.
При оптимизации я всегда использую «среднее» качество изображения. При сильной оптимизации (низкое качество изображения), может действительно пострадать внешний вид файла. Читабельность-то останется, но материал будет выглядеть неаккуратно.
Подобное, хотя и позволяет получить гораздо меньший размер файла, для перфекциониста редко приемлемо. В данном случае выбор остается всегда за вами. Для кого-то и максимальное сжатие подойдет. Но в моем случае, меня полученный результат не устраивает.
Для меня этот подход оправдан только тогда, если заранее известно, что придется пересылать полученный файл по слабому интернет-каналу. В обычных случаях (а таких будет 99%), среднего уровня сжатия вполне хватает.
Правила цифровой этики
Запомните два простых правила цифровой гигиены при работе с pdf-файлами.
- Если вы планируете добавить в документ фото или картинки, сначала оптимизируйте их с помощью специальных сервисов.
- Оптимизируйте размер всех полученных или сделанных вами лично pdf файлов. Тем самым, вы будете на личном примере демонстрировать высокий уровень понимания цифровой этики.
- Выбирайте средний уровень сжатия — так получается файл меньшего размера, но качество изображения при этом не теряется.
Проверьте свой архив, чтобы убедиться, сколько много дефицитного места на диске «съели» хранимые вами pdf-ки. Ну и привыкните выполнять эти несложные правила. Да, это требует дополнительного времени, но зато будет положительно характеризовать вас, как высокопрофессионального специалиста новой цифровой экономики.
Лично я всегда обращаю на это внимание.